Guía práctica para el aprovechamiento del tiempo

¿Quién puede vivir sin reloj?

Es que el tiempo es el período que se nos ha dado para construir nuestra vida y para prepararnos para la futura. Todo ser humano está consciente de esto, por eso todos queremos aprovecharlo lo mejor posible.

Aquí transcribo algunas ideas sobre cómo aprovechar el tiempo. Hay algunas ideas teóricas importantes y luego algunas sugerencias prácticas.

Antes de entrar en los aspectos concretos de la distribución del tiempo, hay que tener unas cosas claras:

El arte de aprovechar el tiempo se aprende a lo largo de toda la vida. Siempre podremos manejarlo mejor y no hay que deprimirse al darnos cuenta que no lo hacemos tan bien como quisiéramos.

El tiempo es limitado. Parece una verdad obvia, pero a veces pretendemos meter demasiadas cosas en poco tiempo y después nos estamos de mal humor por no haber logrado todo lo previsto. El error está en que un buen aprovechamiento del tiempo exige ser realista. En una hora no se puede ir a la luna y volver.

El tiempo tenemos que administrarlo nosotros. Mucha gente dice: “tengo 5 horas para hacer esto”. La actitud correcta es “tengo que hacer esto en 5 horas”. La diferencia está en no dejar que el tiempo transcurra libremente, hay que tener la certeza de que en cada minuto estamos haciendo lo que tenemos que hacer. No hay nada más caótico que pensar “como vaya viniendo vamos viendo”.  Hay que procurar que desde la noche anterior sepamos qué vamos hacer al día siguiente desde levantarnos hasta acostarnos. En este sentido se puede leer otro artículo de este blog, se llama “No tengo tiempo”.

Los distintos métodos de aprovechamiento del tiempo deben personalizarse. Hay cosas que funcionan para algunos y para otros no. Lo que aquí  o en cualquier otro sistema de manejo del tiempo se sugiere tiene que ir adaptándose a las necesidades de cada quien.

Conclusión: el tiempo es limitado, debemos administrarlo y siempre podremos hacerlo mejor. Toca entonces ir a lo práctico.

Aquí tengo que hacer una aclaratoria. Para mí una cosa son las actividades que van en el horario (las clases de la universidad, ir a Misa, cita ortodoncista, cumpleaños, reuniones, etc.) y otra, las tareas pendientes o tasks (llamadas, e mails por enviar, cosas por pagar, cosas por comprar, cosas por entregar, artículos que leer, etc.). Se complementan pero para mí funcionan por separado.

El Horario

Sin horario es absolutamente imposible aprovechar el tiempo. Hay que saber a qué hora nos levantamos, rezamos, comemos, trabajamos, etc., etc. etc.

Para organizar un horario:

-      Un horario tiene básicamente dos grupos de actividades. Las fijas y las variables. Las fijas son las cosas que vamos a hacer con cierta recurrencia (diario, semanal, mensual, trimestral, semestral, anual, etc.). Son las cosas que no cambian y que siempre vamos a hacer, al menos por un período de tiempo. Las actividades variables son las que suceden en un momento y ya (citas médicas, almuerzos, reuniones, etc.).

-   El horario tiene que tener establecidos día y hora para las actividades fijas. Luego, podemos programar las variables en función del tiempo restante.

-       Lo más importante (y más difícil) de hacer un horario  es priorizar. Uno tiene que hacer millones de cosas pero hay cosas más importantes que otras.  Hay que saber poner siempre lo más importante primero.  Para esto hay que seguir la regla general de vida: primero las cosas de Dios, luego las obligaciones con los demás y luego las mías.

-          El horario tiene que ser realista.

-       Nuestro horario tiene que tener previstos ratos de descanso. Hay que dormir lo suficiente. Alguna vez a la semana hacer un plan especial que nos descanse la mente y nos distraiga del trabajo ordinario.

-      Después de hacer el horario hay que mirarlo con frecuencia para saber lo que toca hacer en cada momento.  Las alarmas pueden ser una buena ayuda.

Con esto tenemos listo el Horario.

El administrador de tareas o Task manager

Repito, para mí las tareas pendientes o tasks son una cosa distinta de lo que se pone en el horario. La razón es sencilla, son cosas que generalmente no tienen ni un día, ni una hora fija. Sin embargo, son cosas que es importante anotar porque si no se olvidan.

Por eso, una segunda cosa indispensable para el aprovechamiento del tiempo es tener un administrador de tareas, Task Manager o To Do list. En palabras sencillas, un lista. Hay que tener un sitio donde se va anotando todo lo que a uno se le ocurre. Tener las cosas que se tienen que hacer en la cabeza es simplemente agotador. Cosa que se te ocurra cosa que anotas.

Con esta lista de cosas, se llenan los espacios libres del horario. Cada mañana se revisa el horario con las actividades previstas, se ve qué tiempos hay disponibles, se revisa la lista de tareas pendientes (tasks) y entonces se decide cuáles se harán en ese tiempo.

Esta selección es importante hacerla temprano en la mañana, también aquí hay una cuestión importantísima de priorizar. Es lo más difícil del horario. Un orden adecuado de las cosas pendientes da mucha tranquilidad.

Además, si nos cancelan una reunión o un almuerzo, la lista sirve para tener algo con qué sustituir ese plan y así aprovechar ese tiempo.

Una vez se tiene el horario y la lista de To Do´s, doy algunas ideas para para sacarles mejor provecho.

• Hay que pedir ayuda a Dios para cumplir lo previsto.
• Estar dispuesto a trabajar mucho y duro. El descanso es la oportunidad de recuperar fuerzas para luego volver al trabajo con más intensidad. Quién está pensando constantemente en el momento para descansar no podrá aprovechar el tiempo.
• No dejes para mañana lo que puedes hacer hoy. Hacer las cosas hoy y ahora. Cumple el deber de cada instante. Haz lo que debes y está en lo que haces. Creo que este punto es lo más difícil del aprovechamiento del tiempo después de haber organizado las prioridades. Hay que exigirse en no distraerse. Cuando terminamos algo, inmediatamente empezar lo siguiente. No poner escusas, cumplir el horario y las tareas que nos propusimos. Concentrarnos, haciendo lo mejor posible cada cosa.  Los power naps y ese tipo de descansitos, en general, son enemigos del aprovechamiento del tiempo.
• Al final de día, hacer examen. La pregunta clave del examen no es ¿hice todo lo que tenía previsto para hoy? La pregunta clave es ¿trabajé con intensidad, haciendo en cada momento lo que tenía previsto? Si la respuesta es que sí, hay que estar tranquilo. Hay algo que cuesta mucho aceptar pero hay que aceptarlo: casi nunca podremos hacer todo lo que quisiéramos. Lo clave es que lo importante no quede sin hacerse y esto no pasará si hemos priorizado bien a la hora de organizar el día. Si la respuesta es que no, hay que preguntarse por qué no, así podremos corregir para el próximo día.