Guía práctica para el aprovechamiento del tiempo

¿Quién puede vivir sin reloj?

Es que el tiempo es el período que se nos ha dado para construir nuestra vida y para prepararnos para la futura. Todo ser humano está consciente de esto, por eso todos queremos aprovecharlo lo mejor posible.

Aquí transcribo algunas ideas sobre cómo aprovechar el tiempo. Hay algunas ideas teóricas importantes y luego algunas sugerencias prácticas.

Antes de entrar en los aspectos concretos de la distribución del tiempo, hay que tener unas cosas claras:

El arte de aprovechar el tiempo se aprende a lo largo de toda la vida. Siempre podremos manejarlo mejor y no hay que deprimirse al darnos cuenta que no lo hacemos tan bien como quisiéramos.

El tiempo es limitado. Parece una verdad obvia, pero a veces pretendemos meter demasiadas cosas en poco tiempo y después nos estamos de mal humor por no haber logrado todo lo previsto. El error está en que un buen aprovechamiento del tiempo exige ser realista. En una hora no se puede ir a la luna y volver.

El tiempo tenemos que administrarlo nosotros. Mucha gente dice: “tengo 5 horas para hacer esto”. La actitud correcta es “tengo que hacer esto en 5 horas”. La diferencia está en no dejar que el tiempo transcurra libremente, hay que tener la certeza de que en cada minuto estamos haciendo lo que tenemos que hacer. No hay nada más caótico que pensar “como vaya viniendo vamos viendo”.  Hay que procurar que desde la noche anterior sepamos qué vamos hacer al día siguiente desde levantarnos hasta acostarnos. En este sentido se puede leer otro artículo de este blog, se llama “No tengo tiempo”.

Los distintos métodos de aprovechamiento del tiempo deben personalizarse. Hay cosas que funcionan para algunos y para otros no. Lo que aquí  o en cualquier otro sistema de manejo del tiempo se sugiere tiene que ir adaptándose a las necesidades de cada quien.

Conclusión: el tiempo es limitado, debemos administrarlo y siempre podremos hacerlo mejor. Toca entonces ir a lo práctico.

Aquí tengo que hacer una aclaratoria. Para mí una cosa son las actividades que van en el horario (las clases de la universidad, ir a Misa, cita ortodoncista, cumpleaños, reuniones, etc.) y otra, las tareas pendientes o tasks (llamadas, e mails por enviar, cosas por pagar, cosas por comprar, cosas por entregar, artículos que leer, etc.). Se complementan pero para mí funcionan por separado.

El Horario

Sin horario es absolutamente imposible aprovechar el tiempo. Hay que saber a qué hora nos levantamos, rezamos, comemos, trabajamos, etc., etc. etc.

Para organizar un horario:

-      Un horario tiene básicamente dos grupos de actividades. Las fijas y las variables. Las fijas son las cosas que vamos a hacer con cierta recurrencia (diario, semanal, mensual, trimestral, semestral, anual, etc.). Son las cosas que no cambian y que siempre vamos a hacer, al menos por un período de tiempo. Las actividades variables son las que suceden en un momento y ya (citas médicas, almuerzos, reuniones, etc.).

-   El horario tiene que tener establecidos día y hora para las actividades fijas. Luego, podemos programar las variables en función del tiempo restante.

-       Lo más importante (y más difícil) de hacer un horario  es priorizar. Uno tiene que hacer millones de cosas pero hay cosas más importantes que otras.  Hay que saber poner siempre lo más importante primero.  Para esto hay que seguir la regla general de vida: primero las cosas de Dios, luego las obligaciones con los demás y luego las mías.

-          El horario tiene que ser realista.

-       Nuestro horario tiene que tener previstos ratos de descanso. Hay que dormir lo suficiente. Alguna vez a la semana hacer un plan especial que nos descanse la mente y nos distraiga del trabajo ordinario.

-      Después de hacer el horario hay que mirarlo con frecuencia para saber lo que toca hacer en cada momento.  Las alarmas pueden ser una buena ayuda.

Con esto tenemos listo el Horario.

El administrador de tareas o Task manager

Repito, para mí las tareas pendientes o tasks son una cosa distinta de lo que se pone en el horario. La razón es sencilla, son cosas que generalmente no tienen ni un día, ni una hora fija. Sin embargo, son cosas que es importante anotar porque si no se olvidan.

Por eso, una segunda cosa indispensable para el aprovechamiento del tiempo es tener un administrador de tareas, Task Manager o To Do list. En palabras sencillas, un lista. Hay que tener un sitio donde se va anotando todo lo que a uno se le ocurre. Tener las cosas que se tienen que hacer en la cabeza es simplemente agotador. Cosa que se te ocurra cosa que anotas.

Con esta lista de cosas, se llenan los espacios libres del horario. Cada mañana se revisa el horario con las actividades previstas, se ve qué tiempos hay disponibles, se revisa la lista de tareas pendientes (tasks) y entonces se decide cuáles se harán en ese tiempo.

Esta selección es importante hacerla temprano en la mañana, también aquí hay una cuestión importantísima de priorizar. Es lo más difícil del horario. Un orden adecuado de las cosas pendientes da mucha tranquilidad.

Además, si nos cancelan una reunión o un almuerzo, la lista sirve para tener algo con qué sustituir ese plan y así aprovechar ese tiempo.

Una vez se tiene el horario y la lista de To Do´s, doy algunas ideas para para sacarles mejor provecho.

• Hay que pedir ayuda a Dios para cumplir lo previsto.
• Estar dispuesto a trabajar mucho y duro. El descanso es la oportunidad de recuperar fuerzas para luego volver al trabajo con más intensidad. Quién está pensando constantemente en el momento para descansar no podrá aprovechar el tiempo.
• No dejes para mañana lo que puedes hacer hoy. Hacer las cosas hoy y ahora. Cumple el deber de cada instante. Haz lo que debes y está en lo que haces. Creo que este punto es lo más difícil del aprovechamiento del tiempo después de haber organizado las prioridades. Hay que exigirse en no distraerse. Cuando terminamos algo, inmediatamente empezar lo siguiente. No poner escusas, cumplir el horario y las tareas que nos propusimos. Concentrarnos, haciendo lo mejor posible cada cosa.  Los power naps y ese tipo de descansitos, en general, son enemigos del aprovechamiento del tiempo.
• Al final de día, hacer examen. La pregunta clave del examen no es ¿hice todo lo que tenía previsto para hoy? La pregunta clave es ¿trabajé con intensidad, haciendo en cada momento lo que tenía previsto? Si la respuesta es que sí, hay que estar tranquilo. Hay algo que cuesta mucho aceptar pero hay que aceptarlo: casi nunca podremos hacer todo lo que quisiéramos. Lo clave es que lo importante no quede sin hacerse y esto no pasará si hemos priorizado bien a la hora de organizar el día. Si la respuesta es que no, hay que preguntarse por qué no, así podremos corregir para el próximo día.

Un cambio en mi visión de la vida.

Recuerdo exactamente cuando leí por primera vez la frase que sirve de encabezado a mi blog y que además acompaña mi firma en todos los emails que envío. Estaba sentado en la chancha de futbolito de La Picúa, un restaurant del Club Playa Grande en La Guaira, donde pasaba los veranos y donde varias veces por semana proyectaban películas. Se terminaba la película Lágrimas del Sol con Bruce Willis. Se pone la pantalla negra y aparec: “Lo único que hace falta para que el mal triunfe es que los hombres buenos no hagan nada”, Edmun Burke.

Quienes me conocen, saben que nunca se me olvidaron esas dos líneas. Saben que es una frase que continuamente me inspira, me mueve a la acción y me genera la necesidad de mover a otros.

Después de algunos años, pensándolo bien, esa frase no es correcta. O mejor, requiere un matiz.

Dejémonos de teorías y descendamos a la realidad:

Un empresario, gran colaborador de asociaciones para el tratamiento de cáncer infantil. Su empresa va a la quiebra porque producto de sus actividades filantrópicas no le dedica el tiempo suficiente al negocio. Otro caso: un ferviente activista ambiental, que por defender a la naturaleza de un posible abuso humano, le resta tiempo a su hogar y deteriora su vida familiar.

En el estricto sentido de las palabras de Burke, en los ejemplos anteriores vemos hombres buenos haciendo algo. Parecería que eso basta para que el mal no triunfe.  Sin embargo, los ejemplos nos dejan un sabor amargo. Por hacer el bien, se han causado otros males. Algo no cuadra.

Creo que la clave está en precisar y darse cuenta de que lo importante no está en que los hombres buenos hagan algo, sino que hagan lo que tienen que hacer. Ahí está el matiz.

Por eso, es importantísimo recordar el sentido vocacional de la existencia. Es decir, cada hombre está en la tierra para algo. La persona no es un accidente histórico. Cada ser humano, ha venido a la tierra a cumplir una misión. El desarrollo integral de la humanidad depende de que cada hombre descubra su misión y la lleve a plenitud.

Lograr el bien común universal exige que cada persona se pregunte ¿para qué estoy yo en la tierra?, ¿a qué he venido?, ¿cuál es la misión de mi vida?, ¿cuál es mi vocación? Las respuestas son millones, tantas como habitantes hay en la tierra. Lo esencial es que quién descubre que su misión es ser maestro, debe orientar todas sus fuerzas a ser el mejor. Lo mismo para quién descubre que su misión es ser abogado o médico o esposo o madre o padre de familia (también son misiones en la vida) o político o empresario o trabajador social o etc.,etc.,etc.

Los problemas aparecen cuando se invierte el orden y por querer hacer un bien, se descuida lo  más importante: la misión que el Creador ha dado a cada hombre y a cada mujer.

Por eso, la nueva frase que, junto con otras, sirven de inspiración a mi vida es “Lo único que hace falta para que el mal triunfe es que los hombres buenos no hagan lo que tienen que hacer”.

Maldad no, ignoracia.

Nuestro mundo es mucho mejor de lo que parece.

Un día me contó un amigo que estaba muy contento porque había decidido cambiar determinadas conductas al enterarse de que no eran moralmente rectas. Como conozco bien a esta persona, puedo concluir con certeza, que en su conducta pasada –aunque inmoral- no había una voluntad malvada.  Entendí una verdad muy sencilla: que en la mayoría de las equivocaciones humanas, no hay mala voluntad; hay simplemente, o desconocimiento de que determinada conducta es un error o desconocimiento del modo correcto de actuar.

Cara a los males sociales que sufrimos (violencia, drogas, divorcio, aborto, etc.), este es un panorama muy esperanzador.  Lo que implica es que las personas quieren ser buenas pero ignoran como llegar a serlo. El problema no es de mala voluntad, el problema es de ignorancia.

Y así como la mentira se subsana con la verdad, la ignorancia se atiende con la formación. Es necesario plantar cara y saber desmontar el criterio social imperante,  en el que lo bueno o malo se reduce a consideraciones de tipo ideológico o de mayorías.

Debe ayudarse a los jóvenes, desde edades muy tempranas a que  aprendan a distinguir lo bueno de lo malo. Principalmente los padres tienen esta responsabilidad, aunque la responsabilidad se extiende a todos los que participamos en el proceso educativo de la juventud.

Si enfocamos nuestros esfuerzos en educar conciencias moralmente rectas, muchos de los problemas sociales irán desapareciendo prácticamente solos. 

Separación Iglesia-Estado

Esto es un fragmento del libro: La Sal de la Tierra. El libro recoge una entrevista que le hacen a Joseph Ratzinger cuando todavía era cardenal. 

Copio abajo su respuesta cuando le preguntan  por el asunto de la separación Iglesia-Estado. Me parece que es una perspectiva muy interesante. 

Entrevistador:

Con la separación de la Iglesia y del Estado, el siglo XIX veía la fe como algo subjetivo y sólo la entendía como un asunto privado. Muchos creen que el actual y progresivo proceso de secularización es una seria amenaza para la supervivencia de la fe y de la Iglesia. Una vez acabado aquel tiempo en el que el Estado establecía la religión, ¿no podría ser este fin de siglo una nueva ocasión para la fe de la Iglesia? «Es propio de la naturaleza de la Iglesia», aclaraba usted mismo con respecto a esta relación, «estar separada del Estado y que su fe no sea impuesta por el Estado, sino que dependa del libre convencimiento».

Cardenal Ratzinger:

La idea de la separación de la Iglesia y del Estado se debe al cristianismo. Antes del cristianismo había una identidad entre la constitución política y la religión. En todas las culturas se aceptaba el Estado como algo sagrado y, por tanto, era también el mejor guardián de lo sagrado. Esto ya era así en la prehistoria del cristianismo, en el Antiguo Testamento. En Israel estaba, al principio, entremezclado. Pero, cuando la fe del pueblo de Israel pasó a ser la fe de todos los pueblos, su identificación política se disolvió y se convirtió en un elemento que sobrepasaba las diferencias y separaciones políticas. Y ese fue, en realidad, el punto de confrontación entre el cristianismo y el imperio romano. El Estado había tolerado las religiones privadas pero siempre con la condición de que se reconociera el culto al Estado, la cohesión del cielo de los dioses bajo los auspicios de Roma, y de que se pusiera el máximo énfasis en la religión del Estado.

Pero el cristianismo no aceptó esas condiciones; suprimió el carácter sagrado del Estado y, con ello, cuestionó la construcción fundamental de todo el Imperio romano es decir, del antiguo mundo. Así que, después de todo, esa separación es, en su origen, un legado cristiano al mismo tiempo que un factor determinante para la libertad. El Estado, por tanto, ya no es un poder sagrado, es un orden limitado por una fe que, a su vez, tampoco la proporciona el Estado, sino que es un don de un Dios, que está por encima de él y que, además, es su juez. Eso era algo nuevo y se podía explicar de diversas formas según la situación de cada sociedad. La evolución de ese modelo de separación entre Iglesia y Estado, a partir de la Ilustración, se ha realizado, en este sentido, de forma positiva. Lo negativo ha sido que los tiempos modernos, además de reducir la religión a subjetivismo, volvieron al absolutismo del Estado, que se advierte claramente en Hegel.

El cristianismo, por su parte, nunca quiso ser considerado religión de Estado, al menos al principio; quería distinguirse del Estado. Estaba dispuesto a rogar por el emperador, pero no a ofrecerle sacrificios. Además, había conquistado derechos públicos, es decir, ya no era solamente un sentimiento subjetivo, -«todo es sentimiento», decía Fausto-, sino que había conseguido ser una realidad de la cual podía hablarse abiertamente y que establecía sus propias normas de conducta y, en cierta medida, también obligaba al Estado y a los poderosos de este mundo. En ese sentido, yo creo que el desarrollo de la Edad Moderna trajo consigo lo negativo del subjetivismo, pero también tuvo su lado positivo, que es la combinación de una Iglesia libre en un Estado libre, si se puede hablar así. De ese modo se podía fundamentar la fe libremente y con mayor profundidad, pues había que seguir predicando la Palabra de Dios en público, estando bien preparados para luchar contra el subjetivismo.

The Economist: The horrors of hyperconnectivity—and how to restore a degree of freedom

The horrors of hyperconnectivity—and how to restore a degree of freedom

Mar 10th 2012 | from the print edition

THE ECONOMIST

“THE SERVANT” (1963) is one of those films that it is impossible to forget—a merciless dissection of the relationship between a scheming valet (played by Dirk Bogarde) and his dissolute master (James Fox). The valet exploits his master’s weaknesses until he turns the tables: the story ends with a cringing Fox ministering to a lordly Bogarde. The film was an indictment of the class structure of Harold Macmillan’s Britain. But it is hard to watch it today without thinking of another fraught relationship—the one between businessfolk and their smartphones.

Smart devices are sometimes empowering. They put a world of information at our fingertips. They free people to work from home instead of squeezing onto a train with malodorous strangers. That is a huge boon for parents seeking flexible work hours. Smartphones and tablets can also promote efficiency by allowing people to get things done in spare moments that would otherwise be wasted, such as while queuing for coffee. They can even help slackers create the illusion that they are working around the clock, by programming their e-mail to be sent at 1am.

This is partly because smartphones are addictive: when Martin Lindstrom, a branding guru, tried to identify the ten sounds that affect people most powerfully, he found that a vibrating phone came third, after the Intel chime and a giggling baby. BlackBerrys and iPhones provide relentless stimuli interspersed with rewards. Whenever you check the glowing rectangle, there is a fair chance you will see a message from a client, a herogram from your boss or at least an e-mail from a Nigerian gentleman offering you $1m if you share your bank details with him. Smartphones are the best excuse yet devised for procrastination. How many people can honestly say that they have never pruned their e-mails to put off tackling more demanding tasks?But for most people the servant has become the master. Not long ago only doctors were on call all the time. Now everybody is. Bosses think nothing of invading their employees’ free time. Work invades the home far more than domestic chores invade the office. Otherwise-sane people check their smartphones obsessively, even during pre-dinner drinks, and send e-mails first thing in the morning and last thing at night.

Hyperconnectivity exaggerates some of the most destabilising trends in the modern workplace: the decline of certainty (as organisations abandon bureaucracy in favour of adhocracy), the rise of global supply chains and the general cult of flexibility. Smartphones make it easier for managers to change their minds at the last moment: for example, to e-mail a minion at 11pm to tell him he must fly to Pittsburgh tomorrow. The dratted devices also make it easier for managers in one time zone to spoil the evenings of managers in another.

Employees find it ever harder to distinguish between “on-time” and “off-time”—and indeed between real work and make-work. Executives are lumbered with two overlapping workdays: a formal one full of meetings and an informal one spent trying to keep up with the torrent of e-mails and messages.

None of this is good for businesspeople’s marriages or mental health. It may be bad for business, too. When bosses change their minds at the last minute, it is hard to plan for the future. And several studies have shown what ought to be common sense: that people think more deeply if they are not constantly distracted.

What can be done to keep smartphones in their place? How can we reap the benefits of connectivity without becoming its slaves? One solution is digital dieting. Just as the abundance of junk food means that people have to be more disciplined about their eating habits, so the abundance of junk information means they have to be more disciplined about their browsing habits. Banning browsing before breakfast can reintroduce a modicum of civilisation. Banning texting at weekends or, say, on Thursdays, can really show the iPhone who is boss.

Together we can outsmart our phones

The problem with this approach is that it works only if you live on a desert island or at the bottom of a lake. In “Sleeping with Your Smartphone”, a forthcoming book, Leslie Perlow of Harvard Business School argues that for most people the only way to break the 24/7 habit is to act collectively rather than individually. She tells the story of how one of the world’s most hard-working organisations, the Boston Consulting Group, learned to manage hyperconnectivity better. The firm introduced rules about when people were expected to be offline, and encouraged them to work together to make this possible. Many macho consultants mocked the exercise at first—surely only wimps switch off their smartphones? But eventually it forced people to work more productively while reducing burnout.

Ms Perlow’s advice should be taken seriously. The problem of hyperconnectivity will only get worse, as smartphones become smarter and young digital natives take over the workforce. People are handing ever more of their lives over to their phones, just as James Fox handed ever more of his life over to Dirk Bogarde. You can now download personal assistants (such as Apple’s Siri) that tell you what is on your schedule, and virtual personal trainers that urge you take more exercise. Ofcom, Britain’s telecommunications regulator, says that a startling 60% of teenagers who use smartphones describe themselves as “highly addicted” to their devices. So do 37% of adults.

The faster smartphones become and the more alluring the apps that are devised for them, the stronger the addiction will grow. Spouses can help by tossing the darned devices out of a window or into a bucket of water. But ultimately it is up to companies to outsmart the smartphones by insisting that everyone turn them off from time to time.

¿Astronauta o Policía? Lo que sea, pero decídete.

Astronauta, bombero, policía, maestro… son las profesiones que oímos de un niño cuando nos cuenta lo que quiere ser “cuando sea grande”. Probablemente nosotros mismos lo dijimos. ¡Ha! Se me olvidaba, las niñas siempre dicen que quieren ser veterinarias. Mi hermana aspiraba a ser entrenadora de delfines.

Para poder alcanzar esos sueños y muchos otros hemos nacido hombres y mujeres libres. Esta es la esencia de la libertad: la capacidad de construir y orientar nuestra existencia. Poder decidir lo que queremos ser cuando seamos grandes.

Curiosamente, hay quienes piensan que asumir compromisos es una restricción de la libertad. Argumentan que los compromisos disminuyen el número de posibilidades entre las que se puede elegir. Si decido ser policía, entonces ya no puedo ser astronauta. Asi, es mejor no ser nada y siempre tener la posibilidad de ser astronauta, bombero, policía o maestro.

Cuando somos jóvenes, esta argumentación es especialmente persuasiva. Sentimos que tenemos toda la vida por delante y es preferible no comprometerse a nada. Cara al futuro, tendremos libertad para decidir entre una mayor cantidad de opciones.

Lo malo de este argumento, es que en la mayoría de los casos, el momento de tomar la decisión nunca llega. Terminamos por no ser ni bombero, ni astronauta, ni policía ni maestro. Supuestamente defendíamos la libertad de elegir.  Pero, en el fondo, había un miedo enorme a las exigencias de los compromisos. 

Qué tontería que huyamos a los compromisos en aras de estar libres de ataduras. La libertad es precisamente la capacidad que tenemos para comprometernos, a lo que queramos, pero comprometernos. Qué alegría poder usar la libertad para poner la vida al servicio del país, para entregar la vida a una mujer, para sacar adelante mi familia, para ayudar a un amigo, para servir a Dios. 

La juventud es la época en la que se aspira al heroísmo, en la que se sueña en grande. Tenemos que perderle el miedo al compromiso y usar la libertad para lo que nos ha sido dada: para comprometernos a esos grandes ideales que todos tenemos pero que no nos decidimos a vivir. 

Buen propósito para el 2012.